Înscrierea la Biblioteca Universităţii „Ştefan cel Mare” se face pe baza unui permis de bibliotecă sub formă de card electronic şi se eliberează prezentând următoarele acte:
- carte de identitate valabilă;
- cerere tipizată pentru emitere card;
- pentru utilizatorii interni carnet de student vizat pentru anul universitar în curs;
- pentru utilizatorii externi legitimație / adeverință de serviciu vizată / cupon de pensie.
Permisul se eliberează contra unei taxe stabilite de Senatul USV.
Cardul de bibliotecă este valabil pentru toate punctele de împrumut şi se eliberează pentru perioada de:
- 3 – 4 ani, în cazul studenţilor cu licenţă;
- 2 ani pentru masteranzi;
- 3 ani pentru doctoranzi;
- până la întocmirea fişei de lichidare pentru cadrele didactice şi angajaţii universităţii;
- un an calendaristic pentru utilizatorii externi;
Cardul de bibliotecă se vizează gratuit la fiecare început de an universitar pentru înregistrarea eventualelor modificări privind adresa sau statutul profesional al utilizatorilor şi este valabil până la semnarea Fişei de lichidare.
În cazul pierderii sau deteriorării cardului electronic, titularul este obligat să înştiinţeze serviciul de informaţii al bibliotecii în vederea emiterii unui duplicat, pe baza actelor necesare unei eliberări de permis.
Permisul de bibliotecă este personal şi netransmisibil.
Prin înscrierea şi deţinerea permisului de bibliotecă sub formă de card electronic utilizatorul îşi asumă responsabilitatea de a respecta Regulamentului de organizare şi funcţionare a bibliotecii universităţii.